З чого почати.
Програма "ПС-Студент" не може функціонувати повністю автономно, оскільки вона спирається на дані, що готуються програмами "Навчальний процес" та "Навчальний план". Отже, мінімально необхідною умовою функціонування програми "ПС-Студент" є наявність таких даних:
- інформації про початок та кінець поточного навчального року;
- даних щодо відділень (факультетів);
- даних щодо спеціальностей (назв навчальних планів) та їх розподілу між відділеннями (факультетами);
- даних щодо всіх наявних у закладі академічних груп.
Вже з цими даними програма може функціонувати. Проте, якщо навчальні плани (дисципліни) у базу даних не введені, то користувачі програми "ПС-Студент" щоразу при генерації екзаменаційно-залікових відомостей чи реєстрації оцінок будуть змушені вручну вводити назви відповідних дисциплін та години по ним. При цьому для різних груп одного курсу однієї і тієї ж спеціальності таке введення буде відбуватись багаторазово.
Отже, для полегшення роботи з програмою "ПС-Студент" бажано у базі даних сформувати ще й таку інформацію:
- навчальні плани для кожної спеціальності (у програмі "Навчальний план"), обрахувати зведену сітку годин;
- сформувати дані щодо підгруп та потоків, розподілити навантаження між викладачами (у програмі "Навчальний процес").
Наступним кроком, необхідним для роботи з програмою "ПС-Студент" є реєстрація користувачів програми (у програмі "ПС-Користувачі та паролі"). Загалом всіх користувачів можна поділити на чотири категорії:
- адміністратор (має повний доступ до бази даних, реєструє та призначає права користувачам);
- активні користувачі (користувачі, що мають право створювати та редагувати дані);
- пасивні користувачі (користувачі, що мають право мати доступ тільки до перегляду та аналізу - будь-якої інформації у базі даних та генерації звітів);
- гості (користувачі, що мають право переглядати тільки дані загального характеру).
Активними користувачами програми ПС-Студент є працівники деканатів (відділень). Особливістю користувача такого типу є те, що він має право створювати та редагувати дані виключно для одного відділення (факультету), до якого він прикріплений. По відношенню до інших відділень (факультетів) він є пасивним користувачем.
Після того, як Адміністратор зареєстрував всіх користувачів - вже можна запускати програму "ПС-Студент". Після запуску слід ввести ім'я та пароль користувача. Якщо при цьому все введено без помилок - Ви у програмі.
Перейти до змістуГоловні принципи будови інтерфейсу програми "ПС-Студент".
Ідея інтерфейсу програми проста та інтуїтивно зрозуміла. Маємо багаторівневу ієрархію взаємопов'язаних об'єктів (навчальний заклад - відділення (факультети) - курси - групи - студенти). Можемо переходити з рівня на рівень та обирати потрібний об'єкт. Для вибраного об'єкта можна виконувати якусь потрібну дію (з переліку можливих дій) та генерувати потрібний звітний документ.
Головне вікно програми реалізує цю ідею і складається з 4-х полів:
а) поля для відображення імені вибраного об'єкта та його положення в ієрархії об'єктів;
б) поля для відображення складу вибраного об'єкта (як множини об'єктів наступного більш низького рівня);
в) поля для відображення списку можливих дій для вибраного об'єкта;
г) поля для відображення списку можливих звітних документів для вибраного об'єкта
Перехід на наступний більш низький рівень об'єктів відбувається шляхом вибору (курсором та натисканням на ліву кнопку миші) певного об'єкта у полі б. Переміщення на більш високий рівень відбувається шляхом вибору (курсором та натисканням на ліву кнопку миші) певного об'єкта у полі a
Звичайно, при здійсненні тієї або іншої дії на моніторі можуть з'являтись додаткові вікна (в них вибираються ті чи інші бажані режими, встановлюються потрібні опції і т.д.). Проте, робота з ними для людини, що добре орієнтується в даній проблемній області, не викликає складнощів.
Перейти до змістуОсновні дії з об'єктами навчального закладу.
Реєстрація, редагування та перегляд анкетних даних студента.
Реєстрація та редагування анкетних даних студентів може здійснюватись лише активним користувачем - працівником відділення (факультету), де знаходяться ці студенти. Надання відповідних прав такому користувачу здійснює Адміністратор.
Імпортування анкетних даних студентів з зовнішніх файлівЯкщо дані щодо відділень (факультетів), назв спеціальностей (навчальних планів), академічних груп вже зареєстровані у програмі "Навчальний процес" - після входу у програму "ПС-Студент" у лівій частині програми можна бачити перелік назв відділень (факультетів). Вибираємо (мишкою) потрібне відділення, далі потрібний курс, далі - потрібну групу. Після цього (у полі переліку дій) вибираємо дію "Зареєструвати нового студента". У вікні, що з'явилось, вводимо дані щодо певного студента.
Дані щодо студента можна розділити на три категорії:
1) обов'язкові дані (прізвище, ім'я, по батькові, назви полів виділені червоним кольором). Відсутність будь-якої частини цих даних не дозволяє здійснити реєстрацію студента;
2) бажані дані (назви полів виділені фіолетовим кольором). Відсутність якоїсь частини таких даних у майбутньому буде призводити до відмови з боку програми згенерувати той чи інший звітний документ;
3) необов'язкові дані (назви полів виділені чорним кольором). Такі дані можна взагалі не реєструвати, проте при цьому інформаційні можливості програми зменшуються (в режимі аналізу шляхом відбору і фільтрації), а в частині відповідних звітних документів з'являться незаповнені пропуски.
Примітки:
1. Автоматично після збереження даних відповідний студент з'являється у списку вибраної групи. Студент отримує статус особи, що навчається.
2. Інформація щодо вже зареєстрованого студента ніколи не зникає з бази даних. Може змінюватись лише його статус ("відрахований", "у академічній відпустці", "студент, що закінчив навчання"). Незалежно від статусу Програма надає можливість отримати та проаналізувати дані студента.
3. Якщо студент вже зареєстрований у базі даних, але має статус, відмінний від статусу "навчається" - здійснювати його повторну реєстрацію при необхідності відновити студента як такого, що навчається, не потрібно. У цьому випадку необхідно здійснити одну з відповідних дій - "Поновити студента після акад. відп.", "Поновити студента після відрах.", "Додати студента, що вже навчався". Остання дія, як правило, здійснюється для студента, що закінчив навчання на певному кваліфікаційному рівні (як молодший спеціаліст, як бакалавр, ...).
4. Якщо під час введення даних щодо студента в одне або декілька полів були введені дані, формат яких неправильний (наприклад, формат якоїсь дати) - Програма збереже всі дані, за виключенням даних неправильного формату. Про назву першого з таких полів програма повідомить користувача. У цьому випадку слід скористатись режимом редагування ("Редагувати анкетні дані студента") та доповнити дані щодо полів, які раніше були заповнені неправильно.
Редагування даних щодо студента можна здійснити, якщо у якості об'єкта вибрати потрібного студента і після цього здійснити дію "Редагувати анкетні дані студента".
Перегляд даних щодо студента можна здійснити, якщо у якості об'єкта вибрати потрібного студента і після цього здійснити дію "Показати анкетні дані студента".
Примітка:
Перегляд даних щодо студента (або множини студентів) можна також здійснити через дію "Відібрати дані" для об'єкта - Навчальний заклад.
Реєстрація, редагування та перегляд оцінок студентів.
Реєстрація та редагування оцінок студентів може здійснюватись лише активним користувачем - працівником відділення (факультету), де знаходяться ці студенти. Надання відповідних прав такому користувачу здійснює Адміністратор.
Основною структурною одиницею при реєстрації оцінок є відомість оцінок певного типу з певної дисципліни в певній групі на конкретну дату. При реєстрації оцінок навіть тільки для частини студентів групи у базі даних зберігається відомість для всіх студентів групи. При частковій зміні складу групи зареєстровані раніше відомості будуть відображати цю групу у попередньому складі (так, як це вже було зафіксовано).
Програма передбачає реєстрацію оцінок таких типів:
- екзамени;
- заліки (диф. заліки);
- держ. екзамени;>
- курсові проекти;
- курсові роботи;
- дипломний проект;
- практики;
- підсумкові.
Можуть реєструватись як оцінки, що йдуть в додаток до диплома, так і оцінки, що не йдуть у диплом.
Програма передбачає реєстрацію оцінок у 5-ти та 12-ти бальній системах та системі залік/незалік/зараховано.
Для реєстрації оцінок певного типу з певної дисципліни в певній групі необхідно вибрати потрібну групу та викликати дію "Зафіксувати оцінки студентів групи". Після цього на екрані з'являється вікно, в якому слід вибрати період, тип оцінки та натиснути кнопку "Показати". Далі (якщо навчальні плани у програмі "Навчальний план" обраховані, а зведена сітка годин - обрахована) Програма відображає список назв можливих дисциплін, кількість годин та відповідний номер семестру, який вивчає вибрана група, та з яких повинні бути зафіксовані оцінки потрібного типу. Після вибору (мишкою) потрібної дисципліни
. Вже після цього на екрані з'являється додаткове вікно, в якому слід ввести № відомості, при необхідності, відключити опцію "Йде у диплом ?" та ввести оцінки.
У подальшій роботі Програми зареєстрована відомість може бути викликана повторно та відредагована шляхом виклику дії "Редагувати оцінки студентів групи", вибору потрібної відомості у вікні, що з'явилось, та вибору гіперпосилання "редагувати". Пусті (без оцінок) відомості, при необхідності, можуть бути видалені шляхом вибору гіперпосилання "видалити".
Зареєстрована відомість для групи може бути викликана також з вікна, що з'являється після виклику дії "Показати оцінки студента" для певного студента групи шляхом вибора гіперпосилання.
Примітки:
1. Пусті (без оцінок) відомості можуть автоматично зберігатись у базі даних під час генерації звітних документів (для групи) типу "Екз. (залік) відомість" та "Залік.-екз. відомість (Ф.№У-5.07)", якщо включена опція "Зберігати дані щодо відомості у базі даних". Це дозволяє впровадити двоетапну технологію реєстрації оцінок - на першому етапі працівник деканату за допомогою Програми генерує пусті бланки паперових відомостей, що містять лише основні дані (назву дисципліни, дату, тип оцінки, перелік студентів,...) без оцінок, та віддає їх екзаменаторам. При цьому всі дані про відповідну відомість автоматично реєструються у базі даних. На другому етапі працівник деканату отримує від екзаменатора ці ж відомості, але вже з оцінками, викликає у Програмі режим редагування раніше зафіксованої відповідної пустої відомості та вносить оцінки.
2. Інколи виникають ситуації, коли частина групи отримує оцінки з дисципліни в один день, а інша частина - в інший. Інколи - студенти перездають екзамени з певних дисциплін. В таких випадках краще реєструвати оцінки по декільком окремим відомостям - так як це відбувається фактично.
3. У випадку, якщо студент отримав частину оцінок на одному факультеті (відділенні), а потім був переведений у іншу групу іншого факультету, то для користувача - працівника нового факультету доступ до відомостей, пов'язаних з отриманими студентом на попередньому факультеті оцінками, в режимі "Показати оцінки студента" блокується. При необхідності скоректувати такі оцінки студента слід звернутись до іншого користувача - працівника попереднього факультету, або до Адміністратора.
Оцінки студентів можна переглядати та аналізувати також шляхом виклику дії "Відібрати дані" та шляхом генерації звітних документів "Зведена відомість за семестр", "Зведена відомість за рік", "Відомість оцінок певн. типу за семестр", "Відомість оцінок певн. типу за рік", "Зведена відомість для диплому" для групи та "Навчальна картка студента (Ф.У 5-11)".
Перейти до змістуРеєстрація успішності студентів за КМСОНП
Для того, щоб забезпечити можливість реєструвати успішність студентів за кредитно-модульною системою організації навчального процесу (КМСОНП), необхідно:
1) запустити програму "Навчальний процес" та увійти в режим редагування;
2) перейти на сторінку "Структура-Спеціальності";
3) знайти навчальний план, до якого відноситься відповідна академічна група, та встановити опцію 
Якщо ця опція буде виключена - для відповідної академічної групи буде підтримуватись реєстрація оцінок за традиційною (національною) системою.
Якщо відповідна опція включена - у програмі "ПС-Студент" при виборі такої групи у полі для відображення списку можливих дій замість позицій 
з`явиться дія 
. Її виклик призведе до появи вікна "ПС-Студент. Оцінки диплому..." зі списком студентів групи. У цьому вікні у майбутньому будуть формуватись підсумкові показники успішності з усіх дисциплін спеціальності.
Межі змін алгоритму функціонування режиму реєстрації успішності студентів за КМСОНП
В умовах проведення експерименту, коли алгоритм реалізації КМСОНП Міністерством освіти і науки чітко не встановлений, а кожний ВНЗ здійснює навчальний процес на основі власного Тимчасового положення про КМСОНП, програма "ПС-Студент" дозволяє змінювати власний алгоритм функціонування у цій частині у досить широких межах. Це дозволяє адаптувати програму до різних умов та особливостей реалізації КМСОНП.
Відповідні настройки здійснюються у програмі "ПС-Користувачі та паролі на сторінці "Настройки".
Призначення та суть настройок, як видно з малюнка, цілком очевидні:
1) встановлюється структура навчального року
2) встановлюється значення кількості модулів, яке зустрічається найчастіше. При необхідності, для конкретної дисципліни у майбутньому кількість модулів може бути змінена;
Примітка: тут і далі "Модуль" - мінімальна одиниця обліку навчального процесу, для якої реєструється бал щодо успішності. При цьому назва та інформаційне наповнення такого модуля може бути різним та встановлюватись користувачем: Змістовий модуль, Індивідуальна робота,... . Сукупність балів з усіх таких модулів з дисципліни у певному семестрі (триместрі, тетраместрі) формують підсумкову оцінку з поточного контролю.
3) при формуванні підсумкової поточної оцінки можливі два варіанти інтеграції модульних оцінок:
сумуються, усереднюються.
При необхідності, у процесі роботи користувач може змінювати спосіб інтеграції окремих модулів;
4) семестрова оцінка з дисципліни формується шляхом інтеграції підсумкової поточної оцінки (балу) та оцінки з підсумкового контролю (балу за екзамен чи диф. залік). При цьому може встановлюватись один з двох можливих варіантів такої інтеграції:
- сумуються
- усереднюються
5) якщо семестровий бал автоматично визначається як середнє значення підсумкового поточного балу та балу з підсумкового контролю, то таке усереднення здійснюється за формулою:
Семестровий_бал=Підсумковий_поточний_бал*VПтК+Бал_з_підсумкового_контролю*(1-VПтК),
Де VПтК - ваговий коефіцієнт, що може змінюватись у межах 0..1. Найчастіше VПтК =0,5. У цьому випадку семестровий бал визначається як середнє арифметичне його двох складових;
6) якщо дисципліна викладається протягом декількох семестрів - виникає питання - яким чином декілька семестрових оцінок з дисципліни (за різні семестри) інтегруються в оцінку, що йде у диплом? Програма "ПС-Студент" дозволяє встановити один з двох варіантів такої інтеграції:
- усереднюються
береться остання...
7) Максимальне значення кількості балів для N-бальної шкали встановлюється у відповідних полях області "Максимально допустима кількість балів".
8) Використання дробових значень балів можна включити або відключити опцією 
9) тип модуля, що використовується найчастіше (як правило, це "Змістовий модуль") встановлюється як модуль "по замовченню". При необхідності, для конкретної дисципліни у майбутньому призначення кожного з модулів може бути змінене;
10) спосіб переведення балів у шкалу ECTS та 4-бальну шкалу задається у відповідних таблицях. При цьому для кожного варіанту результуючого значення має задаватись верхня межа відповідного інтервалу у балах.
11) після натискання кнопки 
з`являється вікно конструктора семестрових відомостей, у якому Адміністратор програми може зареєструвати та описати потрібну відомість.
Примітки:
1. Як правило, настроювання алгоритму функціонування режиму реєстрації успішності студентів за КМСОНП здійснюється розробниками Програми;
2. Після початку реєстрації даних щодо успішності за КМСОНП більшість описаних вище настройок стають недоступними для змін.
Послідовність дій при реєстрації балів за КМСОНП:
1. У вікні "ПС-Студент. Оцінки диплому..." натискаємо гіперпосилання 
. У вікні, що з`явилось, вибираємо підмножину дисциплін, для яких у поточному семестрі (триместрі, тетраместрі) повинні фіксуватись відповідні бали, та натискаємо кнопку 
. При необхідності, список зареєстрованих дисциплін може бути належним чином відсортований гіперпосиланнями 
. Натискаємо на гіперпосилання "Закінчити та перейти до реєстрації оцінок/балів.". У вікні "ПС-Студент. Оцінки диплому..." після цього з`являються відповідні колонки.
2. Наводимо курсор на колонку з потрібною дисципліною та натискаємо ліву або праву кнопку миші та у меню, що з`явилось, обираємо дію 
. Далі з`являється вікно "ПС-Студент. Оцінки з дисципліни...", а якщо структура дисципліни ще не була деталізована - ще одне: "ПС-Студент. Структура предмету...". У цьому вікні потрібно перевірити (при необхідності - змінити) розподіл загальної кількості модулів (змістових та інших) , а також екзаменів (диф. заліків) за семестрами. Після фіксації такого розподілу у вікні "ПС-Студент. Оцінки з дисципліни..." з`являються відповідні колонки для внесення даних.
Примітка: у разі необхідності, підсумковий бал з дисципліни може бути швидко заданий напряму (без реєстрації модульних балів). Для цього у локальному меню слід викликати дію "Редагувати підсумкові бали вручну..." та внести значення підсумкового балу безпосередньо у потрібну клітинку вікна "ПС-Студент. Оцінки диплому...".
2. Якщо потрібно, структуру дисципліни можна змінити, натиснувши гіперпосилання Редагувати структуру предмету. Якщо при цьому кількість модулів зменшується - Програма здійснює перевірку наявності балів за модулі (або екзамен), що знищується. Якщо такі бали є -з метою захисту інформації дія блокується до моменту видалення таких балів.
3. При необхідності змінити назву та призначення окремого модуля - необхідно обрати відповідну дію у меню знизу, "Задати / Змінити назву модуля", а у вікні, що з`явилось, обрати (при необхідності - зареєструвати) потрібну назву та натиснути кнопку "Задати";
4. Якщо потрібно змінити спосіб врахування окремого модуля - необхідно обрати пункт "Змінити спосіб врахування балів для модуля", а у вікні, що з`явилось, обрати потрібний варіант та натиснути кнопку "Задати";
Примітки:
1. Програма може функціонувати таким чином, що бали для частини модулів дисципліни у семестрі можуть автоматично підсумовуватись, а вже до цієї суми - додаватись середнє значення балів іншої частини модулів. Для цього для однієї частини модулів повинен бути встановлений спосіб врахування балів - "Додається", для іншої - "Усереднюється";
2. При формуванні підсумкового балу за поточний контроль з дисципліни у семестрі, у разі необхідності, може реєструватись зняття балів. Для цього потрібно: 1) збільшити загальну кількість модулів у семестрі на 1; 2) змінити назву останнього модуля (встановити, наприклад, "зняття балів"); 3) змінити спосіб врахування балів для такого модуля, встановивши значення "Віднімається".
5. Обираємо потрібну колонку (відповідний модуль) та вносимо у його клітинки отримані студентами бали. Після внесення даних у клітинку Програма автоматично відповідним чином обраховує підсумковий бал з поточного контролю (ПтК), підсумковий бал з дисципліни у семестрі (Бал) та переводить накопичене значення підсумкового балу у систему ECTS та 4-бальну:
 |
 |
 |
Примітки:
1. При введенні балів за модулі Програма здійснює контроль - чи не буде після цього загальна сума балів з поточного контролю (ПтК) перевищувати відповідне максимально допустиме значення (встановлюється при настроюванні алгоритму). Якщо така межа буде перевищена - Програма блокує введення невірних даних.
2. Перевищення можливих меж по кожному окремому модулю не контролюється.
6. Після цього натискаємо на гіперпосилання Перейти до оцінок диплому. У вікні "ПС-Студент. Оцінки диплому..." з`являється автоматично обрахований підсумковий бал з дисципліни:
При необхідності переглянути відповідні оцінки у ECTS та у 4-бальній системі слід використати вибір відповідного варіанту за допомогою згорнутого списку - Система: N-бальна, системі ECTS або 4-бальною шкалою.
Примітки:
1. У разі необхідності, підсумковий бал з дисципліни може бути відкоректований вручну. Для цього у локальному меню слід викликати дію "Редагувати підсумкові бали вручну..." та змінити значення підсумкового балу у потрібній клітинці вікна "ПС-Студент. Оцінки диплому...". Ознака оцінки, що відредагована вручну - її червоний колір.
2. Якщо необхідно відмовитись від значень балів, введених вручну, та повернутись до значень, що вираховуються автоматично - слід у локальному меню викликати дію "Розблокувати підсумковий бал та переахувати за складовими".
3. Якщо потрібно, результат автоматичного переведення підсумкового балу у ECTS та у 4-бальну систему може коректуватись вручну. Для цього необхідно: 1) вибрати відповідний варіант відображення даних за допомогою згорнутого списку; 2) у локальному меню викликати дію "Редагувати підсумкові оцінки за ECTS вручну..." та змінити значення оцінки у потрібній клітинці. Ознака оцінки, що відредагована вручну - її червоний колір.
4. Якщо необхідно відмовитись від оцінок за ECTS (аналогічно - за 4-бальною системою), відредагованих вручну, та повернутись до значень, що вираховуються автоматично - слід у локальному меню викликати дію "Перерахувати оцінку за ECTS шляхом переведення з підсумкового балу".
7. Під час сесії бали підсумкового контролю (екзамени, диф. заліки) вносяться для відповідної дисципліни та семестру у вікні "ПС-Студент. Оцінки з дисципліни..." у колонку "Екз". Після внесення даних у клітинку Програма автоматично відповідним чином перераховує підсумковий бал з підсумковий бал з дисципліни у семестрі (Бал) та переведе накопичене значення підсумкового балу у систему ECTS та 4-бальну:
У вікні "ПС-Студент. Оцінки диплому..." з`являється автоматично перераховане нове значення підсумкового балу з дисципліни.
Примітка: при введенні балів підсумкового контролю Програма здійснює перевірку - чи не буде введене значення перевищувати відповідне максимально допустиме значення (встановлюється при настроюванні алгоритму). Якщо така межа буде перевищена - Програма блокує введення невірних даних.
8. При необхідності виділити та показати, що певна дисципліна, з якої у студента з якоїсь причини (найчастіше - при переведенні) повністю відсутній підсумковий бал, потребує визначення та введення відповідних даних - слід використати дію локального меню "Додати предмет у академ. рызницю". Відповідна клітинка буде виділена світло-зеленим кольором. Після введення відповідних даних таке виділення зникне.
9. Якщо потрібно забезпечити, щоб для певної дисципліни у конкретного студента підсумковий бал не враховувався у додатку до диплому - слід використати дію локального меню "Встановити у стан не враховується". Після цього відповідна клітинка набуде сірого кольору. У разі необхідності відміни такого блокування - слід виділити клітинку та викликати протилежну дію.
10. Якщо потрібно забезпечити, щоб для певної дисципліни у всіх студентів групи підсумковий бал не враховувався у додатку до диплому - слід використати дію локального меню "Встановити колонку у стан Не враховується". Після цього відповідна колонку набуде сірого кольору. У разі необхідності відміни такого блокування - слід виділити колонку та викликати протилежну дію.
Примітка: при переведенні студента у дану групу з іншої академічної групи всі бали з дисциплін, отримані у іншій групі (при умові, що кваліфікаційний рівень цих груп однаковий), та відповідний перелік дисциплін з`являться у вікні "ПС-Студент. Оцінки диплому...". При цьому у всіх інших студентів групи відповідні клітинки цих дисциплін будуть "залиті" сірим кольором, а колонки помічені зірочкою. У даного ж студента всі такі оцінки будуть доступні для перегляду та редагування.
Конструювання та генерація семестрових відомостей
В умовах відсутності стандартизованих відомостей, форма яких була б встановлена Міністерством освіти і науки, Програма пропонує можливість використання конструктора семестрових відомостей. Такий конструктор, при необхідності, дозволяє користувачам змінювати форми таких відомостей та навіть конструювати нові звіти. При цьому розробник Програми постачає створені ним власноруч шаблони семестрових звітів, які можуть використовуватись Користувачем.
Реєстрація руху студентів.
Програма "ПС-Студент" дозволяє здійснювати реєстрацію руху студентів, який, зазвичай, відбувається у навчальному закладі. Частина цих дій здійснюється для конкретного вибраного студента, інша частина - для групи студентів в-цілому.
Для студента (вибраний об'єкт - конкретний студент) можна здійснити такі дії:
- перевести у іншу групу;
- перевести у академічну відпустку;
- відрахувати.
Для студента (якщо вибраний об'єкт - група) можна також здійснити дії:
- поновити студента у групі (фактично - додати у вибрану групу) після академічної відпустки;
- поновити студента у групі після відрахування;
- додати (до складу групи) студента, що вже навчався (що раніше вже був зареєстрований у базі даних та знаходиться у статусі особи, що закінчила навчання). Необхідність такої дії може виникнути, наприклад, при формуванні групи магістрів зі складу студентів, що закінчили навчання на рівні бакалавра.
Для групи студентів в-цілому можуть виконуватись дії:
- змінити склад групи (виконується при переході на наступний навчальний рік шляхом співставлення списків студентів назвам груп);
- зафіксувати закінчення навчання (ця дія може викликатись в окремому вікні у випадку наявності вільних списків студентів старших курсів при переході на наступний навчальний рік).
Виклик будь-якої з перелічених вище у цьому розділі дій буде призводити до двох наслідків:
1) буде виконуватись сама дія (студент перейде у іншу групу, буде відрахований, зміниться склад групи тощо);
2) у базі даних будуть фіксуватись одна або декілька пов'язаних з виконаною дією подій як додаткові записи, які згодом можна буде переглядати та аналізувати.
Реєстрація подій передбачає фіксацію типу події, дати події та номеру наказу стосовно події.
Деякі події (відрахування) додатково передбачають вибір та фіксації відповідної причини.
Перегляд та аналіз подій щодо руху студентів можна здійснювати шляхом виклику таких дій:
- "Показати дані щодо руху студента" (ця дія дозволяє також, при необхідності, видаляти помилково зафіксовані події);
- "Відібрати дані".
Частина зареєстрованих подій впливає на певні звітні документи ("Навчальна картка студента (Ф.У 5-11)", " Наповнюваність груп").
Перейти до змістуРеєстрація та редагування тем дипломних проектів.
Теми дипломних проектів студентів можна реєструвати та редагувати за допомогою дій "Зареєструвати теми дипломних проектів" та "Редагувати теми дипломних проектів", що викликаються для об'єкта - групи. Ці дані потрібно реєструвати для того, щоб:
1) мати можливість отримувати більш повну інформацію щодо студентів, що навчаються, або колись навчались шляхом відбору даних;
2) отримати дані щодо теми дипломного проекту студента у звіті "Навчальна картка студента (Ф.У 5-11)".
Перейти до змістуПошук групи.
Інколи користувач не знає - на якому факультеті та курсі знаходиться потрібна академічна група. У цьому випадку можна скористатись дією "Пошук групи" (знаходиться на рівні об'єкт - навчальний заклад).
Якщо у вікно пошуку вводиться точна назва групи - Програма автоматично знаходить групу і відображає її склад.
Якщо ж у вікно пошуку вводяться лише перші літери, з яких починається назва групи - Програма знаходить першу з груп, назва якої співпадає з введеним критерієм.
Перейти до змістуАналіз даних шляхом відбору та фільтрації.
На рівні об'єкт - навчальний заклад знаходиться дія "Відібрати дані", що надає широкі можливості для відбору та аналізу потрібних даних за будь-яким критерієм.
Після виклику дії на першому етапі на екрані з'являється вікно, що надає можливість встановити попередній (узагальнюючий) критерій відбору:
При цьому попередньо може бути встановлена множина студентів, дані яких аналізуються (студенти , що навчаються, що закінчили навчання, що знаходяться у академ. відпустці, що відраховані). Можна попередньо обмежуватись множиною студентами певного факультету, курсу та (або) групи.
На другому етапі на екрані з'являється вікно, в якому додатково можна встановлювати потрібну сукупність часткових критеріїв.
Передбачена можливість відбору даних чотирьох типів:
1) загальних (анкетних даних);
2) оцінок студентів;
3) даних про рух студентів;
4) даних про теми дипломних проектів (робіт).
При відборі загальних даних у якості критерію відбору може використовуватись значення будь-якого поля з множини полів, реєстрація даних по яким взагалі передбачена. Може використовуватись сукупність значень окремих полів.
Особливості відбору такі:
1) окремі критерії об'єднуються в сукупний шляхом використання операції "ТА";
2) відбір даних для полів типу текст здійснюється таким чином - результат відбору для запису позитивний, якщо значення поля "МІСТИТЬ" послідовний набір символів, що введений як відповідний критерій;
3) відбір даних для полів типу число здійснюється таким чином - результат відбору для запису позитивний, якщо значення поля "ДОРІВНЮЄ" числу, що введене як відповідний критерій;
4) відбір даних для полів типу один елемент з множини здійснюється таким чином - результат відбору для запису позитивний, якщо значення поля "ДОРІВНЮЄ" елементу, що введений як відповідний критерій шляхом вибору зі списку;
5) відбір даних для полів типу дата здійснюється таким чином - результат відбору для запису позитивний, якщо значення поля "МЕНШЕ АБО ДОРІВНЮЄ" даті, якщо вона введена як відповідний критерій у вікно "<=", та якщо значення поля "БІЛЬШЕ АБО ДОРІВНЮЄ" даті, якщо вона введена як відповідний критерій у вікно ">=";
Встановлення потрібного критерію та подальше натискання кнопки 
дозволяє відібрати потрібні дані та переглянути їх у окремому вікні. При необхідності, за результатом відбору може бути отримано звітний документ (пункт "Печать" з меню "Файл" у вікні Inernet Explorer).
При відборі оцінок, даних про рух та теми дипломних проектів студентів Програма дозволяє:
1) встановлювати поодинокий або сукупний критерій, що характеризує оцінки, рух, теми дипломних проектів та здійснювати відповідний відбір;
2) додавати до критерію, що безпосередньо характеризує оцінки, рух або теми дипломних проектів, поодинокий або сукупний критерій, що характеризує студентів за анкетними даними.
Остання можливість суттєво розширює можливості відбору та встановлювати композиційний критерій (поєднання критерію відбору анкетних даних з критерієм для оцінок, руху або тем дипломних проектів). За допомогою такого підходу можна створювати запити типу "Відібрати двійки, які отримали студенти першого курсу, що прибули з певної області (регіону) України", "Відібрати всіх студенток, що знаходяться у академічній відпустці" і т.д.
Перейти до змістуЕкспорт анкетних даних студентів у ДП-2000.
Програма "ПС-Студент" може здійснювати автоматичне формування текстових файлів з відповідними даними студентів у форматі, що "зрозумілий" для програми ДП-2000 (версії 2.0.5.1). Це дозволяє позбавити користувачів програми "ПС-Студент" повторного введення тих же даних у програму ДП-2000 (для формування заявок на дипломи та студентські квитки).
Дія "Експортувати у ДП-2000 (2.0.5.1)" викликається для вибраної групи. Після виклику дії з'являється вікно, у якому, при необхідності, слід відредагувати назву спеціальності, а далі вікно, що дозволяє задати ім'я файла та папку, де він буде створюватись. По замовченню ім'я файла співпадає з іменем академічної групи.
У програмі "ДП-2000" після цього слід вибрати (в головному меню) дію "Дані - Імпорт даних", далі у вікні, що з'явилось, встановити тип файлів "Текстовий файл" та знайти файл, який щойно створено програмою "ПС-Студент". Далі слід вибрати тип документа та закінчити імпортування.
Перейти до змістуДрук додатку до диплома та академічної довідки.
Додатки до диплома та академічні довідки можна реєструвати та редагувати за допомогою дій "Друкувати додатки до диплома" та "Друкувати академічну довідку". Ці обидві дії викликаються для об'єкта - студента. Додатково друк додатку викликається для об`єкта - групи.
При виклику дії "Друкувати додатки до диплома" додатково запускається програма "ПС-друк додатків до диплому", в яку автоматично завантажуються дані щодо вибраного об'єкта.
При виклику дії "Друкувати академічну довідку" додатково запускається програма "ПС-друк академ. довідок ", в яку автоматично завантажуються дані щодо вибраного об'єкта.
В додаток до диплома автоматично потрапляють тільки оцінки студентів з атрибутом "Йде у диплом". Якщо у певного студента зареєстровано декілька оцінок, що йдуть у диплом, в одному й тому ж семестрі з однієї і тієї ж дисципліни, то в додаток потрапить остання оцінка.
Інколи, якщо одна й та ж дисципліна вивчається протягом декількох семестрів, у диплом йде не оцінка у останньому семестрі, а середньозважене значення оцінок з дисципліни, отриманих у різних семестрах. У цьому випадку семестрові оцінки слід фіксувати як такі, що не йдуть у диплом. У якості оцінки, що йде у диплом у цьому випадку слід зареєструвати додаткову оцінку, що йде у диплом, типу "підсумкова". У свою чергу, всі оцінки типу "підсумкові" не будуть відображатись у семестрових та річних відомостях оцінок для груп.
Перейти до змістуРеєстрація подяк та доган студентів.
Реєстрація та редагування даних щодо подяк та доган студентів може здійснюватись лише активними користувачами: працівником відділення (факультету), де знаходяться ці студенти, працівником навчальної частини, працівником відділу кадрів та Адміністратором системи.
Дані щодо подяк та доган студентів можна реєструвати та редагувати за допомогою дії "Подяки / Догани", що викликається для об'єкта - студента. Ці дані потрібно реєструвати для того, щоб мати можливість отримувати більш повну інформацію щодо студентів, що навчаються (або колись навчались) шляхом перегляду відповідного списку або шляхом відбору даних.
Реєстрація приміток та нагадувань
Реєстрація та редагування приміток та нагадувань може здійснюватись як активними, так і пасивними користувачами (окрім користувачів типу Гість (студент)).
Для кожного вибраного активного об`єкта - навчального закладу, факультету (відділення), академічної групи, студента користувач Програми може зареєструвати примітку певного змісту. При цьому у базі даних обов`язково реєструється текст примітки, дата її реєстрації, автор та типи користувачів, для яких ця примітка призначена та яким дозволяється її переглядати.
Сукупність зареєстрованих приміток, що постійно зберігаються у базі даних, дозволяє повніше розуміти хід навчального процесу.
Якщо під час реєстрації примітки включити опцію "Конфіденційно", то така примітка буде доступна для перегляду лише її автору. Текст примітки шифрується за спеціальним алгоритмом, отже вона не може бути прочитана ніким (окрім автора), у тому числі, і Адміністратором системи.
Якщо при реєстрації примітки рядок "Нагадувати" встановити у положення "Так", то така примітка стає нагадуванням. Це означає, що кожний раз при виборі вузла, до якого це нагадування прикріплене, користувачем, для якого це нагадування призначене, буде автоматично виникати додаткове вікно з текстом примітки аж допоки користувач у такому вікні не зареєструє факт виконання якогось завдання, про яке йде мова у нагадуванні.
Якщо користувачем програми є Гість (студент), то йому будуть доступні примітки/нагадування, які призначені для користувачів такого типу та які "прив`язані" до тих вузлів, до яких має відношення конкретний студент: до навчального закладу; до факультету, на якому вчиться студент, до його академічної групи та до нього безпосередньо.
Упорядкування супутніх електронних документів (дія "Приєднані документи")
Поточна діяльність навчальної частини, деканатів (відділень) та інших підрозділів закладу супроводжується постійним створенням та використанням електронних документів - наказів, графіків, планів, розрахунків і т.і. (як правило, у форматах MS Word, MS Excel,...). Часто буває досить складно оперативно знайти потрібний електронний документ, особливо у тому випадку, коли відповідні файли у різний час створювались множиною працівників та "розкидані" по різним папкам на комп`ютерах мережі.
Програма дозволяє спростити цю проблему та здійснити упорядкування супутніх електронних документів з метою полегшення пошуку та здійснення оперативного доступу до них. Ідея такого упорядкування полягає в розміщенні файлів електронних документів на комп`ютері-сервері у спеціальних папках, на яких засобами MS Windows відкрито доступ для користувачів мережі, розділенні документів на 4 категорії (документи, що відносяться до закладу, факультету, групи, студента) та "запам`ятовуванні" у базі даних посилань на файли у прив`язці до відповідних вузлів (об`єктів).
Якщо документ розміщено на сервері у відповідній папці, а посилання зареєстроване та "прив`язане" до певного вузла, то користувач Програми, якому призначено такий документ, вже може не здійснювати його пошук засобами MS Windows. Достатньо лише активувати відповідний об`єкт, викликати дію "Приєднані документи" а у вікні, що з`явилось, вибрати потрібний документ та натиснути кнопку "Відкрити". На робочій станції, де виконується така дія, буде автоматично запущена відповідна програма (MS Word, MS Excel, ...) та відкрито потрібний документ.
Приєднуватись до об`єктів (вузлів) можуть як файли документів (текстових, графічних, html...), так і файли будь-яких інших типів.
Для того, щоб упорядкувати файли документів засобами Програми необхідно здійснити такі дії:
1) створити на сервері одну чи декілька спеціальних папок з будь-якими довільними іменами та відкрити на них мережний доступ. Засобами MS Windows можна відкрити повний доступ для окремих користувачів мережі та доступ тільки на читання - для інших (від імені усіх таких користувачів буде запускатись Програма). Папка (папки) може містити довільну кількість інших вкладених папок;
2) розмістити множину файлів потрібних документів в створеній мережній папці (папках);
3) запустити Програму, вибрати потрібний об`єкт, викликати дію "Приєднані документи" і у вікні, що з`явилось, натиснути гіперпосилання "Зареєструвати новий документ...". Далі слід задати тип документа (перелік типів можна створювати та розширювати на власний розсуд), пояснюючу назву, за якою документ можна буде легко розпізнати, задати шлях до файлу (пошуком та вибором за допомогою спеціального вікна перегляду файлів, яке показує всі мережні папки сервера), та відмітити типи користувачів, яким мають бути доступні такі посилання;
Зареєстровані посилання можуть бути відредаговані та видалені. Право створення, редагування та видалення посилань для конкретного користувача встановлюється Адміністратором системи у програмі "ПС-Користувачі та паролі". Право на доступ до приєднаних документів для конкретного користувача, окрім того - для якої групи користувачів призначено документ, додатково встановлюється Адміністратором.
Якщо користувачем Програми є Гість (студент), то йому будуть доступні приєднані документи, які призначені для користувачів такого типу та які "прив`язані" до тих вузлів, до яких має відношення конкретний студент: до навчального закладу; до факультету, на якому вчиться студент, до його академічної групи та до нього безпосередньо.
У останньому випадку варіант Програми, що має Web-інтерфейс, дозволяє створити систему дистанційної адресної доставки електронних документів студентам закладу, а також здійснити інтеграцію Програми з наявними Web-ресурсами навчального закладу.
Генерація звітних документів.
Більшість звітних документів можна згенерувати шляхом вибору мишкою назв документів у полі "Звітні документи" головного вікна програми, попередньо вибравши перед цим потрібний об'єкт. Окрім того, у частині допоміжних вікон присутнє гіперпосилання "Версія для друку", натискиння якої також приводить до генерації звіту (як правило, з тією ж інформацією, що надана у відповідному вікні).
У будь-якому випадку генерація звіту - це процес створення відповідного документа у вигляді файлу HTML-формату. Засобами Internet Explorer можна переглянути, кудись зберегти та роздрукувати документ.
Звіти автоматично генеруються на сервері. Отже, якщо згенеровані звіти мають бути збережені - їх необхідно спеціально зберігати засобами Internet Explorer, можливо, змінивши імена файлів.
Примітка:
1. При генерації звітів "Наповнюваність груп", "Контингент студентів", "Розподіл за віком" по закладу в-цілому або для окремих відділень (факультетів) Програма здійснює перевірку - чи заповнені необхідні дані щодо студентів, на основі яких здійснюються відповідні розрахунки? Якщо знаходяться студенти, для яких потрібні дані відсутні - Програма "відмовляється" від побудови звітного документу, повідомляючи - які дані, у скількох студентів відсутні, та надає список "проблемних студентів".
2. При генерації інших звітних документів відсутність потрібних даних не призводить до відмови у їх побудові, проте безпосередньо у звітах такі дані будуть відсутні.
Перейти до змістуДії з Програмою при переході на наступний навчальний рік.
При переході на наступний навчальний рік у різних навчальних закладах зміна даних щодо груп відбувається по-різному. У одних закладах - назви груп певної спеціальності на кожному курсі не змінюються, а змінюється склад груп (як у школі - кожний рік існують класи 1-А, 1-Б,... , проте, кожного року склад цих класів різний). У інших - назва групи для однієї й тієї ж множини студентів не змінюється, проте щороку збільшується курс. Відбуваються і певні метаморфози - злиття малочисельних груп, що додатково зменшили чисельність внаслідок відрахування студентів, завершення навчання множини груп на одному кваліфікаційному рівні та формування з частини студентів цих та інших груп академічних груп для навчання на наступному рівні тощо.
Отже, в загальному випадку формалізувати рух груп студентів при зміні навчального року, що додатково супроводжується розпадом певної кількості груп та створенням множини нових груп, у повній мірі не вдається.
Існує ще одна обставина, яку слід взяти до уваги. Програми "Навчальний процес" та "Навчальний план" функціонують з двома базами даних - з базою поточного року, в якій дані щодо навчального процесу (на них спирається і програма "ПС-Студент") змінювати не можна до кінця навчального року, та з базою наступного року (оскільки планування навчального процесу на наступний рік має початися заздалегідь до його початку). Перед початком навчального року всі дані щодо навчального процесу переносяться з бази даних наступного року у базу даних поточного року. При цьому перелік академічних груп як об'єктів навчального процесу у базі поточного року спочатку повністю видаляються, а потім заповнюється відповідним переліком, що підготовлений у базі даних наступного року.
Для врахування всіх цих обставин у програмах пакету "Деканат" передбачена така технологія:
1. З одного боку, реєструються академічні групи (у програмі "Навчальний процес") як об'єкти навчального процесу, безвідносно до їх складу. Ідентифікатором таких груп є їх назва. З другого боку, у програмі "ПС-Студент" реєструються списки студентів з окремими ідентифікаторами таких списків.
2. Під час першого року використання Програми ідентифікатори списків автоматично зв'язані з відповідними назвами груп.
3. При переході на наступний навчальний рік такий зв'язок "розривається". Тимчасово виникають вільні (незакріплені за назвами груп) списки студентів. Після цього необхідно встановити нову відповідність між кожним списком та назвою групи, як об'єкта навчального процесу. Частину списків при цьому слід перевести у статус таких, для яких навчання закінчено.
4. Певні списки можуть розпадатись, а зі студентів, що входять до них, можуть формуватись нові списки (групи).
Отже, перед початком навчального року працівник навчальної частини здійснює переведення даних щодо плану навчального процесу з бази даних наступного року у базу даних поточного року. Автоматично програма "Навчальний процес" змінює статус всіх груп студентів (списків студентів), що навчаються у стан груп (списків), що незакріплені за назвами. Якщо після цього запустити програму "ПС-Студент" та вибрати певний факультет (відділення) - на екрані з'явиться додаткове вікно з переліком всіх вільних груп (списків) студентів, що навчаються на даному факультеті. Після цього слід здійснити такі дії:
1) знайти список студентів, що закінчили навчання на відповідному кваліфікаційному рівні, та натиснути кнопку 
. Здійснити цю дію для всіх таких списків. Закрити допоміжне вікно;
2) вибрати найбільший за значенням курс;
3) для кожної з груп курсу, якщо до неї має бути "прив'язаний" якийсь список в-цілому (з попереднього курсу) викликати дію "Змінити склад групи". У вікні, що з'явилось, знайти потрібний список, який відповідає вибраній групі, та натиснути кнопку 
. Якщо ж список для групи має бути сформований зі студентів різних груп - шляхом виклику дії "Додати студента, що вже навчався" сформувати список групи.
4) для інших курсів (окрім першого) у порядку зменшення їх значень повторити пункт 3;
5) для всіх груп першого курсу зареєструвати дані по новим студентам з використанням дії "Зареєструвати нового студента".
Під час виконання всіх дій Програма автоматично визначає та реєструє події (для кожного студента):
- "Закінчення навчання";
- "Перехід на N курс";
- "Зарах. на рівень підготовки бакалавра";
- "Зарах. на рівень підготовки спеціаліста";
- "Зарах. на рівень підготовки магістра";
- "Зміна спеціальності";
- "Зміна форми навчання".